Procedimento Operacional Padrão - POP

O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento que descreve o trabalho a ser executado, pois contém as instruções sequenciais das operações e a frequência de execução, especificando o responsável pela execução, listagem dos equipamentos, peças e materiais utilizados na tarefa; descrição dos procedimentos da tarefa por atividades críticas, de operação e pontos proibidos de cada tarefa; roteiro de inspeção periódica dos equipamentos de produção.
O laboratório deverá definir, documentar e manter um programa para controlar os seus procedimentos e documentos pertinentes (livros, especificações, tabelas, gráficos, desenhos, pôsteres, regulamentos, normas, etc), seja  de fonte interna ou externa, que  fazem parte da documentação da Qualidade. A versão implementada deverá ser a atual, portanto nunca deixe um procedimento obsoleto (versão anterior) circular pelo laboratório. A substituição é imediata e sua circulação sempre controlada. Tais procedimentos deverão ser sempre revisados (pelo menos anualmente, mesmo que aparentemente isto não  se faça necessário).

Objetivo
 
Um POP tem o objetivo de se padronizar e minimizar a ocorrência de desvios na execução de tarefas fundamentais, para o funcionamento correto do processo. Ou seja, um POP coerente garante ao usuário que a qualquer momento que ele se dirija ao estabelecimento, as ações tomadas para garantir a qualidade sejam as mesmas, de um turno para outro, de um dia para outro. Ou seja, aumenta-se a previsibilidade de seus resultados, minimizando as variações causadas por imperícia e adaptações aleatórias, independente de falta, ausência parcial ou férias de um funcionário. Além disso, o POP também tem uma finalidade interna de ser um ótimo instrumento para a Gerência da Qualidade para praticar auditorias internas. Ou seja, funcionários de um setor auditam outro setor e de posse de um POP do setor auditado o auditor encontra subsídios técnicos para indagações e verificação de eficácia da metodologia, assim como sua familiarização entre os auditados.

Conteúdo

Modelo de Procedimento Operacional Padrão.
Todos os POP do laboratório devem conter itens e informações que facilitem o entendimento do leitor. A linguagem utilizada no POP deverá estar de acordo com o grau de instrução das pessoas envolvidas nas tarefas, portanto dê preferência para uma linguagem simples e objetiva. Evite copiar procedimentos de livros ou de outras organizações, pois os procedimentos devem se ajustar ao seu laboratório.
A elaboração do POP deve ser feita por um funcionário treinado, habilitado e qualificado para a
execução de sua tarefa. Essa pessoa é quem deve escrever o procedimento, por estar familiarizada com fatores que influenciam seu processo analítico, manuseio da amostra, aplicação e interpretação de seus controles internos e externos, manutenção e operação de equipamentos de sua área.
Alguns documentos possuem fotos, imagens ou esquemas, que são excelentes ferramentas que auxiliam na memorização e no entendimento do conteúdo.

Itens obrigatórios
 
Nome do laboratório;
Título;
Identificação, assinatura e data da elaboração, revisão e aprovação do POP;
Número da versão atual;
Número do documento;
Paginação;
Abrangência, distribuição;
Números de cópias. 


Itens obrigatórios, caso seja um procedimento analítico

Princípio do teste;
Aplicação clínica;
Amostra analisada;
Padrões, controles, reativos e outros insumos;
Equipamentos (uso, calibração e manutenção preventiva);
Passo a passo do ensaio (fase analítica detalhada);
Cálculos (quando aplicável);
Controle da Qualidade (externo e interno);
Interferentes e reações cruzadas;
Valores de referência;
Linearidade, limites de detecção e limitações do método;
Interpretação dos resultados;
Referências.

Exemplos de POP 

Procedimento para coleta das amostras
Estabelece regras e condutas satisfatórias de coleta de amostras primárias e seus recipientes, de forma a não invalidarem o resultado da análise.

Procedimento para identificação das amostras
Descreve a sistemática de identificação das amostras, seja por rótulo de código de barras ou numeração sequencial. A identificação deve ser unívoca e respeitada por todo o tempo em que a amostra se encontrar no laboratório, mesmo que aliquotada.

Procedimento para transporte das amostras
Define as condições de transporte desejáveis para a segurança das pessoas e do meio ambiente, além da manutenção da integridade das propriedades físicas das amostras.

Procedimento para rejeição das amostras
São os critérios que o laboratório tem para recusa de processamento da amostra no laboratório como identificação duvidosa, falta de informações necessárias ou ainda por critérios técnicos.

Procedimento para aceitação das amostras comprometidas
São os critérios que o laboratório deverá ter para aceitar amostras que não estão em suas condições ideais especificadas. Porém, em condições de análise, a natureza deste desvio deverá constar no laudo final de ensaio e requerendo cuidados para sua interpretação clínica, quando aplicável.

Procedimento para manuseio das amostras
Procedimento que define a forma com a qual amostra deverá ser manuseada por todos aqueles que tenham contato direto com ela, de forma a não alterá-la fisicamente e nem perder suas características mensuráveis.

Procedimento para análise das amostras
O procedimento analítico define o passo-a-passo do ensaio. Detalhado e com uma linguagem simples e objetiva, pode conter figuras e fluxogramas de fácil entendimento e de melhor memorização da equipe.

Procedimento para armazenamento das amostras
Condições necessárias de estocagem e armazenamento de amostras de forma a garantir a manutenção de sua integridade para posterior análise, transporte, terceirização, re-análise ou para aceitação de pedido para adição de novos exames para a mesma amostra.

Procedimento para confidencialidade dos dados das amostras
Defende os interesses de propriedade dos pacientes, ou seja, os resultados dos exames são de interesse somente do paciente, ele é o dono do laudo e do seu conteúdo. O laboratório deverá dispor de uma sistemática para proteger a confidencialidade dos exames dos seus usuários.

Procedimento para terceirização de exames
Define quais são os exames terceirizados e como o laboratório deverá proceder diante da terceirização de seus exames. Neste procedimento o laboratório chamado de apoio a ser definido deverá passar por um critério rigoroso de seleção, pois todos os exames analisados por ele serão de co-responsabilidade do laboratório que colheu e enviou a amostra.

Procedimento para controle da Qualidade Interno
Define o uso de um controle interno pelo laboratório, periodicidades, valores de aceitação de desvio padrão para cada mensurando e ainda as responsabilidades do pessoal envolvido.

Procedimento para controle de Qualidade Externo
Deve criar uma sistemática de participação regular em um programa de ensaio de proficiência que englobe os itens de ensaio que o laboratório analise. O laboratório deverá procurar a participação em comparações interlaboratoriais (ideal de 10 laboratórios) e que sejam comparados seus resultados e uma análise crítica desses valores obtidos seja realizada imediatamente por pessoal qualificado.

Procedimento para descarte seguro das amostras
Instruções para realizar um descarte das amostras biológicas de forma segura para o meio ambiente, para o laboratório e para seus funcionários. 

Referência
DUARTE, R.L. Procedimento Operacional Padrão - a importância de se padronizar tarefas nas BPLC. 2005.

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